1. 今後の流れ

五月祭までのスケジュール

• 社会情勢の変化などにより、スケジュールは変更となることがあります。変更となる場合は「問い合わせ」にて連絡します。

企画出展手続きでの申請内容の変更

• 原則として、申請内容の変更のみ可能です。
  • 新規での申請を希望する場合は、「問い合わせ」にて連絡してください。ただし、新規での申請が認められない場合や、割り振りの際に不利に扱う場合があります。

控室申請

• 場所割・時間割の確定に伴い、すでに行った「控室申請」の登録内容を変更することができます。
  • 確定した場所割・時間割をもとに、希望する控室の利用時間を変更してください。その際、必要最低限の利用時間を申請してください。
  • この期間に希望する控室の数を増やすことはできません。

控室割決定の流れ

• 「控室申請」の登録内容をもとに、委員会が仮の控室割を作成し、4月上旬を目処に「問い合わせ」にて発表する予定です。
• 仮の控室割の発表後、割り振られた場所や時間についての異議を「問い合わせ」にて受け付けます。
  • 控室として利用できる場所が逼迫しているため、企画実行に大きな支障が出る場合のみ異議申立を行ってください。
  • 異議申立の期間は、3日間程度を予定しています。締切以後は一切の異議を受け付けません。
  • 部屋数や部屋の使用条件、他企画との兼ね合いなどから、異議の内容にお応えできない可能性が十分にあります。ご了承ください。
• 異議がない企画についても、他企画の異議を受け調整を行う都合上、仮の控室割からの変更をお願いする可能性があります。あらかじめご了承ください。
• 各企画からの異議をふまえ確定した控室割を、4月中旬を目処に「問い合わせ」にて発表する予定です。

屋外宣伝・パフォーマンス申請

• 場所割・時間割の確定に伴い、すでに行った「屋外宣伝・パフォーマンス申請」の登録内容を変更することができます。
• 宣伝・パフォーマンスの内容や人数の大幅な変更は認められない可能性があります。
• 他企画との調整の結果、希望通りに宣伝・パフォーマンスを行えない可能性があります。

各種登録・申請・申込

• 五月祭での企画実行に関する詳細な企画内容を登録していただきます。
  • 詳しくは、「4. 各種登録・申請・申込」を参照してください。
• 登録内容が多岐に渡るうえ、詳細な企画内容を検討する必要があります。時間に十分な余裕をもって登録を行ってください。
  • 登録内容は登録画面からいつでも確認でき、締切までの間いつでも変更できます。
• 早めに登録を始め、登録内容を検討中の項目については、暫定の内容や「未定」など仮の文言を入力した状態で送信することを推奨します。
  • この場合、締切までに必ず登録内容を確定させて再度送信してください。「未定」など仮の文言が残っている場合は、登録が完了していないものとして扱います。
• 締切までに登録が完了しなかった場合、委員会からの許可が必要な行為が認められないなど、企画実行に支障をきたす可能性があります。
  • 「未定」など仮の文言が残っている場合は、登録が完了していないものとして扱います。
  • 締切までに登録内容を確定させることが不可能な場合は、お早めに「問い合わせ」にてご相談ください。

委員会とのやり取り

• 各種登録・申請・申込の登録内容に関して、委員会から「問い合わせ」にて確認の連絡を行うことがあります。常に委員会と連絡が取れる状態にしておいてください。
  • 委員会からの連絡の際、回答期限を設けることがあります。期限までに回答がない場合、委員会の許可が必要な行為が認められないなど、企画実行に支障をきたす可能性があります。注意してください。
  • 委員会から電話で連絡することがあります。
• ウェブシステムからのメールが迷惑メールのフォルダに割り振られていないか確認してください。
  • メールソフト・メールアプリの設定で、委員会のドメイン（@gogatsusai.jp、@system.gogatsusai.jp）からのメールが迷惑メールのフォルダに割り振られないようにしてください。
• 企画実行に関する問い合わせは大学や行政機関ではなく、すべて委員会に行ってください。

企画中止

• 企画を中止する場合は、期限までに「問い合わせ」にて連絡してください。
• 企画中止は不可逆的な手続きであり、一度中止した企画を再度実行することはできません。
• やむを得ず期限後に企画を中止する場合であっても、必要経費の納入・清掃チェック・運営スタッフの派遣などの各種義務を履行する必要があります。

学籍情報登録

• 2025年度の学籍情報を確かめるため、正副企画責任者両名の学生証を確認します。
• ウェブシステムの「学籍情報登録」から学生証の写真・学生証番号・所属を登録してください。
  • 学生証の顔写真の部分のみではなく、学生証全体の写真をアップロードしてください。
  • 五月祭当日時点で有効な学生証の写真を登録してください。
  • 新年度の開始に伴い所属が変わる方は、新しい学生証の写真・学生証番号・所属を登録してください。
• 正副企画責任者両名の学籍情報登録が完了していない場合、五月祭当日の企画実行に必要な重要書類を配布しなかったり、五月祭当日の企画実行を認めなかったりする可能性があります。必ず期間内に学籍情報登録を完了してください。
  • 期限までに2025年度の学生証を受け取れない場合は、「問い合わせ」にて連絡してください。

ステージ企画相談会

※ 詳細な日時・場所については、後日「問い合わせ」にて連絡します。

概要

• 当日の演出と機材の操作について、ステージ業者と実際に打ち合わせることができます。
• 五月祭当日に広場型ステージで使用するPA機材の操作を実際に確認することもできます。
  • 広場型ステージでは、各企画でPA機材を操作していただくことになります。
  • 操作が不安な方はぜひご参加ください。
• 企画責任者以外の方でも参加することができます。各企画内で演出に詳しい方と一緒に参加することも可能です。
• 1企画あたり15分間程度を予定しています。

参加方法

• 参加を希望する企画は、「問い合わせ」にて連絡する締切までに事前予約フォームに回答してください。
  • 事前予約フォームのURLについては、詳細な日時・場所と併せて「問い合わせ」にて連絡します。
  • フォームの回答をもとに、お越しいただく時間を事前に「問い合わせ」にて連絡します。
  • フォームに回答せずに飛び入りで相談会に参加することは可能です。
  • 事前に予約が入っている企画を優先してご案内します。フォームへの回答がない場合はお待ちいただく可能性がありますので、ご了承ください。

企画責任者交代

• 企画責任者の交代に際しては、以下の手順に従ってください。

• 期限後の交代は原則として認めません。やむを得ず期限後に企画責任者の交代を希望する場合は、「問い合わせ」にて連絡してください。

申請結果確認・異議申立

• 4月28日（月）以降、ウェブシステムに「申請結果確認」という項目が表示されます。
  • 「申請結果確認」が公開され次第、「問い合わせ」にて連絡します。
• 企画実行にあたって申請・許可が必要な行為については、「申請結果確認」に委員会からの許可状況が表示されます。委員会が許可した事項のみ五月祭当日に実行することができます。
• 各種登録・申請・申込の内容に誤りがないか、全企画必ず確認し、異議がある場合は「問い合わせ」にてその旨と異議の内容を連絡してください。
  • 必ず期間内にすべての異議を申し立ててください。締切以後は一切の異議を受け付けません。
  • 原則として一度「問い合わせ」にて異議を連絡した後に、異議の内容を変更することはできません。すべての異議を一度に連絡してください。
• 4月29日（火）から委員会への必要経費の納入期間を開始します。*異議を連絡することなく必要経費を委員会に納入した場合は、すべての申請結果に異議がないものとみなします。
  • 申請結果を確認せずに納入したことで生じた不利益について、委員会は一切の責任を負いかねます。

納入

• 期間外の納入は行わないでください。納入を確認できないことがあります。
• 期間内に納入できない見込みがある場合は、「問い合わせ」にて連絡してください。

納入にあたって

• 委員会への納入は銀行振込で行ってください。現金での納入はできません。
  • 振込の際には、各金融機関の営業日・営業時間に注意してください。
• 期間内に納入が確認できない場合は、委員会を通じた物品のレンタルや購入をキャンセルしたり、企画実行の意思がないものとみなして企画中止の手続きを取ったりすることがあります。
• 納入が完了するまで五月祭当日の企画実行は認められません。
• 納入が確認された企画には、第3回企画代表者会議以降に領収書を発行します。
  • 領収書の宛名には、「返金用口座情報登録」にて登録されたものを記載します。

納入金額

• 4月28日（月）以降、納入金額を「申請結果確認」にて発表します。
• 「申請結果確認」の内容に異議がないことを確認したうえで納入してください。
  • 異議を申し立てることなく必要経費を委員会に納入した場合は、すべての申請結果に異議がないものとみなします。
• 異議を申し立てた場合、納入金額が変更される可能性があります。委員会から連絡があるまでは納入を行わないでください。
  • 納入金額が確定する前に納入を行ったことにより生じた不利益について、委員会は一切の責任を負いかねます。

注意事項

• 振込手数料は各企画で負担してください。
  • 振込手数料の金額は各金融機関に問い合わせてください。
• 依頼人は「企画ID＋（正副企画責任者いずれかの）氏名」としてください（例：001サツキメイ）。
  • サークル名義の口座などは、多くが「トウキョウダイガク…」などとなっていますが、通帳に記載される依頼人の文字数には制限があるため、納入した企画を委員会が特定できない場合があります。
• 振込の際に発行される明細票は、五月祭終了後、企画保証金が返金されるまで必ず保管してください。
  • 納入を行ったにもかかわらず、委員会が納入を確認できない場合、明細票の確認が必要となります。明細票を確認できない場合、再納入が必要となることがあります。
  • インターネットバンキングを利用する場合は、明細票が発行されないため、振込完了後に金融機関から送信される電子署名つきのメールなどの確認を求めることがあります。
• 口座番号や金額・依頼人の入力には細心の注意を払ってください。これらの誤りなどにより委員会が納入を確認できない場合、再納入が必要となることがあります。
• 納入に使用する口座に1日あたりの振込限度額が設定されている場合があります。期間内に納入を完了できるよう、事前に確認してください。

納入確認方法

• ウェブシステムの「申請結果確認」にて、納入が完了しているかどうかを確認できます。
  • 反映されるまでに2〜3日かかる場合があります。
  • 特に連休中は反映されるまでに3日以上かかる可能性があります。
• 期間内に納入を行ったにもかかわらず、振込から3日経過しても納入が完了している旨が表示されない場合は、「問い合わせ」にて連絡してください。

第3回企画代表者会議

※ 両日ともに同じ内容ですので、いずれかの日程に出席してください。

• 五月祭当日の流れ・注意事項について説明し、当日必要な書類を配布します。

  • 五月祭当日のごみの分別に関する講習会も行います。

• 第3回企画代表者会議は対面で開催します。正副企画責任者のうち少なくとも1名が出席するようにしてください。この際、本人確認のため学生証を持参してください。

  • やむを得ない事情により正副企画責任者がいずれも出席できない場合、事前に「問い合わせ」にて代理の方の氏名と学生証番号を連絡のうえ、企画内容を詳しく把握している方を代理に立ててください。この際、代理の方は正副企画責任者のいずれかの学生証の写真またはコピーを持参してください。
  • 原則として、代理は東京大学学部学生、大学院生または研究生に限ります。
  • 一部の重要書類は、企画責任者本人にのみ配布します。代理の方が出席した場合、後日、企画責任者本人に重要書類を受け取りに本郷キャンパスの委員会室まで来ていただきます。

• 所要時間は60分程度を予定しています。

  • 企画形態・内容に応じた講習会を開催するため、時間が前後する可能性があります。ご了承ください。