3. 今後の流れ

新入生向け企画出展相談会

※ 本相談会への参加は、任意です。

概要

• 企画出展に際してのさまざまな疑問や相談に委員が個別に答えます。どのような内容でもお気軽にご相談ください。
• 相談内容の例は以下の通りです。

• 過去の企画出展例を知りたい
• 検討している企画内容の実現可能性を知りたい
• 実施したいアイデアを具体的な形に落とし込みたい
• ウェブシステムの扱いが難しいので、委員と一緒に企画出展手続きを行いたい

参加方法

• 事前予約は不要です。直接会場にお越しください。
• 必ずPCを持参してください。
  • 登録に必須になりますので、Google Chrome（PC用・最新版）をインストールのうえ、ECCSクラウドメールでログインした状態にしておいてください。

企画出展手続き

• 出展する企画の内容や場所についての希望を登録していただきます。
  • 詳しくは、「5. 各種登録・申請・申込」を参照してください。
• 登録内容が多岐に渡るうえ、詳細な企画内容を検討する必要があります。時間に十分な余裕をもって登録を行ってください。
  • 登録内容は登録画面からいつでも確認でき、締切までの間いつでも変更できます。
• 早めに登録を始め、登録内容を検討中の項目については、暫定の内容や「未定」など仮の文言を入力した状態で送信することを推奨します。
  • この場合、締切までに必ず登録内容を確定させて再度送信してください。「未定」など仮の文言が残っている場合は、登録が完了していないものとして扱います。
• 申請が不十分な場合や、締切までに登録が完了しなかった場合は、委員会による場所割の作成の際に不利に扱うことがあります。
  • 「未定」など仮の文言が残っている場合は、登録が完了していないものとして扱います。
  • 締切までに登録内容を確定させることが不可能な場合は、お早めに「問い合わせ」にてご相談ください。

企画中止

• 企画を中止する場合は、期限までに「問い合わせ」にて連絡してください。
• 企画中止は不可逆的な手続きであり、一度中止した企画を再度実行することはできません。
• やむを得ず期限後に企画を中止する場合であっても、必要経費の納入・清掃チェック・運営スタッフの派遣などの各種義務を履行する必要があります。

新入生向け申請登録会

※ 原則として全企画参加必須となっています。

※ 企画ごとの参加日時は、「問い合わせ」にて個別に連絡します。

概要　

• 新入生向け申請登録会では、クラスで検討した企画内容をもとに、委員と相談しながら「企画詳細登録」を行っていただきます。
• 新入生クラス企画が五月祭に出展するには、この登録会への参加が原則必須です。
  • 五月祭までの準備期間が他の通常の企画と比べて短く、担当委員との連携が不可欠であるためです。

参加方法　

• 新入生向け五月祭企画出展説明会で提示した参加フォームに必要事項を記入してください。
  • 参加日時は、4月11日（金）18:00までに、企画ごとに個別に「問い合わせ」にて通知します。
  • 登録会の日時に都合が合わない場合は、個別に対応しますので「問い合わせ」にて連絡してください。
  • 参加フォームは、代表者1人のみが送信してください。
• 必ずPCを持参してください。
  • 登録に必須になりますので、Google Chrome（PC用・最新版）をインストールのうえ、ECCSクラウドメールでログインした状態にしておいてください。

企画詳細登録

• 五月祭での企画実行に関する詳細な企画内容を登録していただきます。
  • 詳しくは、「5. 各種登録・申請・申込」を参照してください。
• 登録内容が多岐に渡るうえ、詳細な企画内容を検討する必要があります。時間に十分な余裕をもって登録を行ってください。
  • 登録内容は登録画面からいつでも確認でき、締切までの間いつでも変更できます。
• 早めに登録を始め、登録内容を検討中の項目については、暫定の内容や「未定」など仮の文言を入力した状態で送信することを推奨します。
  • この場合、締切までに必ず登録内容を確定させて再度送信してください。「未定」など仮の文言が残っている場合は、登録が完了していないものとして扱います。
• 締切までに登録が完了しなかった場合、委員会からの許可が必要な行為が認められないなど、企画実行に支障をきたす可能性があります。
  • 「未定」など仮の文言が残っている場合は、登録が完了していないものとして扱います。
  • 締切までに登録内容を確定させることが不可能な場合は、お早めに「問い合わせ」にてご相談ください。

委員会とのやり取り

• 各種登録・申請・申込の登録内容に関して、委員会から「問い合わせ」にて確認の連絡を行うことがあります。常に委員会と連絡が取れる状態にしておいてください。
  • 委員会からの連絡の際、回答期限を設けることがあります。期限までに回答がない場合、委員会の許可が必要な行為が認められないなど、企画実行に支障をきたす可能性があります。注意してください。
  • 委員会から電話で連絡することがあります。
• ウェブシステムからのメールが迷惑メールのフォルダに割り振られていないか確認してください。
  • メールソフト・メールアプリの設定で、委員会のドメイン（@gogatsusai.jp、@system.gogatsusai.jp）からのメールが迷惑メールのフォルダに割り振られないようにしてください。
• 企画実行に関する問い合わせは大学や行政機関ではなく、すべて委員会に行ってください。

企画責任者交代

• 企画責任者の交代に際しては、以下の手順に従ってください。

• 期限後の交代は原則として認めません。やむを得ず期限後に企画責任者の交代を希望する場合は、「問い合わせ」にて連絡してください。

申請結果確認・異議申立

• 4月28日（月）以降、ウェブシステムに「申請結果確認」という項目が表示されます。
  • 「申請結果確認」が公開され次第、「問い合わせ」にて連絡します。
• 企画実行にあたって申請・許可が必要な行為については、「申請結果確認」に委員会からの許可状況が表示されます。委員会が許可した事項のみ五月祭当日に実行することができます。
• 各種登録・申請・申込の内容に誤りがないか、全企画必ず確認し、異議の有無を登録してください。異議がある場合は「問い合わせ」にて異議の内容を連絡してください。
  • 必ず期間内にすべての異議を連絡してください。締切以後は一切の異議を受け付けません。
• 原則として一度「問い合わせ」にて異議を連絡した後に、異議の内容を変更することはできません。すべての異議を一度に連絡してください。
• 4月29日（火）から委員会への必要経費の納入期間を開始します。異議を連絡することなく必要経費を委員会に納入した場合は、すべての申請結果に異議がないものとみなします。
  • 申請結果を確認せずに納入したことで生じた不利益について、委員会は一切の責任を負いかねます。

納入

• 期間外の納入は行わないでください。納入を確認できないことがあります。
• 期間内に納入できない見込みがある場合は、「問い合わせ」にて連絡してください。

納入にあたって

• 委員会への納入は銀行振込で行ってください。現金での納入はできません。
  • 振込の際には、各金融機関の営業日・営業時間に注意してください。
• 期間内に納入が確認できない場合は、委員会を通じた物品のレンタルや購入をキャンセルしたり、企画実行の意思がないものとみなして企画中止の手続きを取ったりすることがあります。
• 納入が完了するまで五月祭当日の企画実行は認められません。
• 納入が確認された企画には、第3回企画代表者会議以降に領収書を発行します。
  • 領収書の宛名には、「返金用口座情報登録」にて登録されたものを記載します。

納入金額

• 4月28日（月）以降、納入金額を「申請結果確認」にて発表します。
• 「申請結果確認」の内容に異議がないことを確認したうえで納入してください。
  • 異議を申し立てることなく必要経費を委員会に納入した場合は、すべての申請結果に異議がないものとみなします。
• 異議を申し立てた場合、納入金額が変更される可能性があります。委員会から連絡があるまでは納入を行わないでください。
  • 納入金額が確定する前に納入を行ったことにより生じた不利益について、委員会は一切の責任を負いかねます。

注意事項

• 振込手数料は各企画で負担してください。
  • 振込手数料の金額は各金融機関に問い合わせてください。
• 依頼人は「企画ID＋（正副企画責任者いずれかの）氏名」としてください（例：001サツキメイ）。
• 振込の際に発行される明細票は、五月祭終了後、企画保証金が返金されるまで必ず保管してください。
  • 納入を行ったにもかかわらず、委員会が納入を確認できない場合、明細票の確認が必要となります。明細票を確認できない場合、再納入が必要となることがあります。
  • インターネットバンキングを利用する場合は、明細票が発行されないため、振込完了後に金融機関から送信される電子署名つきのメールなどの確認を求めることがあります。
• 口座番号や金額・依頼人の入力には細心の注意を払ってください。これらの誤りなどにより委員会が納入を確認できない場合、再納入が必要となることがあります。
• 納入に使用する口座に1日あたりの振込限度額が設定されている場合があります。期間内に納入を完了できるよう、事前に確認してください。

納入確認方法

• ウェブシステムの「申請結果確認」にて、納入が完了しているかどうかを確認できます。
  • 反映されるまでに2〜3日かかる場合があります。
  • 特に連休中は反映されるまでに3日以上かかる可能性があります。
• 期間内に納入を行ったにもかかわらず、振込から3日経過しても納入が完了している旨が表示されない場合は、「問い合わせ」にて連絡してください。

第3回企画代表者会議

• 両日ともに同じ内容ですので、いずれかの日程に出席してください。
• 駒場キャンパスでも対面で行う予定です。
  • 駒場キャンパスでの開催日時は後日「問い合わせ」にて連絡します。

概要　　

• 五月祭当日の流れ・注意事項について説明し、当日必要な書類を配布します。

  • 五月祭当日のごみの分別に関する講習会を行います。
  • 一部該当する企画には、火気器具の取り扱い・飲食物提供にあたっての注意など、五月祭当日の企画実行に必要な事項についての講習会を行います。

• 第3回企画代表者会議は対面で開催します。正副企画責任者のうち少なくとも1名が出席するようにしてください。この際、本人確認のため学生証を持参してください。

  • やむを得ない事情により正副企画責任者がいずれも出席できない場合、事前に「問い合わせ」にて代理の方の氏名と学生証番号を連絡のうえ、企画内容を詳しく把握している方を代理に立ててください。この際、代理の方は正副企画責任者のいずれかの学生証の画像またはコピーを持参してください。
  • 原則として、代理は東京大学学部学生、大学院生または研究生に限ります。
  • 一部の重要書類は、企画責任者本人にのみ配布します。代理の方が出席した場合、後日、企画責任者本人に重要書類を受け取りに本郷キャンパスの委員会室まで来ていただきます。

• 所要時間は90分から2時間程度を予定しています。

  • 企画形態・内容に応じた講習会を開催するため、時間が前後する可能性があります。ご了承ください。